公開日:2016年9月9日

食材の在庫管理-発注から検収(納品)

はじめに

在庫管理は、使用する原材料などを発注し、業者より納品された時点から発生します。

発注から納品、検収一連の流れを示しますね。

発注は、作成された予定献立に基づいて業者等に使用する原材料を注文することです。
施設によって違いますが、献立は1ヶ月単位や、1週間単位に作成します。そここから必要とする原材料の量を算出し、業者に発注をかけます。

食材の発注量の算出

予定献立の1人当たりの純使用料に廃棄率を加算して、予定食数を乗じたものが総使用量となります。これを発注量とします1)

総使用量(発注量)=

純使用料÷(100-廃棄率)×100×食数

例えば、1人当たり60g使用する玉ねぎを100人分発注する場合(玉ねぎの廃棄率は6%)

総使用量(発注量)=

60(1人分の量)÷(100-6(廃棄率))×100×100(食数)

この計算式で発注量を計算すると約6382.978gとなりますが、発注する際は、基本的に四捨五入をするので、6.4kgの量を発注します。

ただ、今はパソコン上で廃棄率などを加味したソフトなどがあり、廃棄率を手計算で算出している施設は少ないでしょう。

ただ廃棄率は、同じ原材料であっても食材の大きさ、切り方、使用機器、調理方法や技術力によって変動することがあります。実態に沿った量を把握することも必要となります。

じゃが芋や人参の皮は、包丁で剥いても廃棄率は変わらないですよね?

ピーラーを使う方が他の人と同じ廃棄率になると思いますよ!

発注の方法

発注の方法にはいくつかの方法があります。メリットとデメリットを把握して利用しましょう。

では、発注のやり取りの内容はどうでしょうか。

例えば、肉の発注の場合は、 豚肩肉 角煮用 30gカット というように使用目的を業者に伝わりやすくすることも必要です。

魚も同様です。実際には、業者にこのような発注方法では取引ができるか訊いてみることが大切です。

また、その際は、値段も大切なこととなります。2~3の業者に価格も含めて対応できるか尋ねてみましょう。

そうそう、発注の量で忘れてはいけないのが予備や保存食・検食の分の発注です。

あっ!予備や保存食用の焼き魚の魚の発注を忘れてた!

じゃ、予備用に2切れ、保存食用に1切れ、検食用の分で1切れ、追加発注をお願いね!

但し、施設の規模によって予備用の原材料の数は変わってくるので、施設に合わせた数を発注してください。

そして、発注で大切なことは、発注ミス(発注漏れ)が無いようにすることです。

発注ミスは当日の調理に影響し、時間内に料理を提供できなくなる可能性が発生します。発注ミスを防ぐためには、必ず1つ1つ発注数の見直しをしてチェックを入れています。

手間はかかりますが、発注かける前に発注書を印刷し、献立と見比べて使用日を再度確認し、不足しているものはないかチェックしましょう。

また、その際は、1回のみでなく、ダブルでチェックすることもお勧めです。

12月25日分の発注は、鶏肉、卵などなど。

12月25日分の発注、鶏肉、チェック、卵、チェック、その他、チェック

また、提供前に料理を盛りきれないくらい量が多いときや、料理のボリュームが不足した時など献立の変更する必要性があるなら、栄養士に報告するための手段を作っておいてもよいでしょう。

ホワイトボードやノートに使用した量などを記載してもらい、次回の発注量の改善を行いましょう。

発注のタイミング

生鮮食品

使用当日の納品を原則として、1週間分をまとめて特定の曜日に発注する方法や、3日~数日前に発注する方法などがあります。

ただ、土日祭日は休みの業者が多いので、鮮度や冷蔵・冷凍庫の容量を考えて発注、納品日の指定をしましょう。

乾物、缶詰、調味料

基本的に月に何度か発注する日を決めて発注をする施設が多いでしょう(無くなりそうになってからでも発注は間に合う場合もあります)。

ただ、無くなりそうな乾物・調味料は従事者に報告してもらうか、記入用紙を作り、在庫が無くなりそうなものを随時記入してもらうようにすると発注ミスも少なくなります。

乾物や缶詰、調味料などの発注では自分で容量の規格をノートなどに書いてまとめておくのも良い方法です!

乾物や調味料の規格を把握することで、自分で発注するタイミングを計ることができるようになるんだね!

特に献立に決まったサイクルができていれば、過去の発注書を見ながら発注をすると、大幅な個数の間違いも防げますし、時間の短縮につながります。

検収

検収時のチェック

原材料は発注時に指定した日時に納品伝票とともに納品されます。

業者より納品-検収-保管(在庫)という一連の流れの中で発注伝票、原材料、納品伝票などを照合し、間違いのないことを確認したうえで受け取り、衛生的に保管します2)

検収時のチェック事項としては、数量、鮮度、温度(各食品ごと必要なものはチェックし、記録しします)、規格、価格、衛生状態などがあり、不適格なものがあれば、返品や交換を業者に依頼します。

これは、検収時のみではなく、仕込みや調理の段階で、鮮度も保ちつつ、衛生的に保存したにも関わらず原材料の鮮度が明らかに落ちている場合などがあればすぐに業者に連絡を取る必要があります。

レモンを切ったら中身が茶色く変色していました・・

レモンのことを○○業者に連絡をして、○時までに代替え品を大至急もってきてもらいましょう!

返品(赤伝)

返品(赤伝)は、マイナス伝票のことで、処理済の内容を取消すための伝票のことです(伝票が赤い線で囲ってあることから赤伝と言われています)。

例えば、業者が間違えて余分にもってきた原材料などを返品したいときは、業者に連絡をして赤伝をもってきてもらいましょう。

書類の管理(発注書・納品書)

発注書・納品書は、一定の期間保管しておかなければなりません。ファイルなどに閉じ、各施設に応じた期間(概ね1年間)保管するようにしましょう。

まとめ

このように、発注から検収、在庫には一連の流れがあり、特に、発注から納品、検収にあっては、何度か繰り返し、その流れを把握することが重要となります。

その流れを把握しやすくする工夫として、献立をサイクル化することです。

献立がサイクル化することにより、献立の原材料を把握し、発注の単純化されます。また検収の際も納品される原材料が繰り返されることで効率化を図ることできます。

単純化し、効率的に作業することにより、より仕事が楽になると思います。

1)2)藤原尚子、宮原公子、藤井恵子、水野文夫、名倉秀子、関千代子:「給食経営管理論[第2版] 株式会社建帛社 P110、111

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